Diverse Secretaresses adviesgroep – Utrecht

Organisatie

Zoek jij een brede, ondersteunende secretaresse vacature in een dynamische omgeving? Ben jij een aanpakker, leg je makkelijk verbinding, en ben je accuraat? Dan zoeken wij jou!

Wij zoeken voor onze klant een secretaresse voor viereneenhalf- vijf dagen per week. Binnen deze rol ben jij de persoonlijk assistent van een groep consultants, de teamleads en de managing director van de groep. Het is een brede rol voor iemand die het leuk vindt om met diverse werkzaamheden bezig te zijn. De drive om ook relaties te onderhouden binnen het team vinden we erg belangrijk, de menselijke maat. Als secretaresse zie en hoor je namelijk enorm veel, en kun je een wezenlijke bijdrage leveren aan het werkgeluk van jouw collega’s!
Je ondersteunt in deze rol vijftien tot twintig collega’s, en werkt ook direct samen met de andere secretaresses. Heb jij ideeën over hoe we het anders/beter kunnen doen? Gooi ze in de groep! Het kan altijd beter, en wij waarderen initiatiefnemers. Spreekt dit je aan? We horen graag van je!

Functie

Voor de secretaresse vacature zoeken we iemand die administratieve en algemene ondersteuning aan de adviesgroep levert. Je takenpakket is zeer veelzijdig en bestaat bijvoorbeeld uit:

  • Het zelfstandig en in overleg beheren van de agenda van de teamlead;
  • Het plannen, beleggen, regelen en organiseren van afspraken voor adviseurs;
  • Het waarborgen van de (telefonische) bereikbaarheid van de adviesgroep en het correct afhandelen van telefoongesprekken;
  • Het organiseren en faciliteren van (online) evenementen en bijeenkomsten;
  • Het samenstellen, beheren en distribueren van vergaderstukken ten behoeve van overleggen;
  • Het beheren van projectadministratie en maandelijks factureren in AFAS;
  • Redigeren van rapporten en/of offertes.

In de functie wordt verantwoordelijkheid gedragen voor de inhoudelijke kwaliteit van je eigen werkzaamheden en de ondersteuning van de teamlead en adviseurs. Kortom, de ideale kandidaat voor de vacature van secretaresse zorgt samen met collega’s voor het goed en efficiënt functioneren van de groep.

Een groot deel van de werkzaamheden zijn gekoppeld aan de adviseurs die jij ondersteunt, en deze worden veelal zelfstandig verricht. Daarnaast sta je in nauw contact met je collega-secretaresses binnen de adviesgroep (in totaal vijf personen) om kennis en ervaringen uit te wisselen, en adviesgroepbrede ondersteunende activiteiten op te pakken. Je bent dan ook integraal onderdeel van dit team. Je bent er trots op wanneer alles goed draait en jij hier een (on)zichtbare bijdrage aan levert. Er wordt gewerkt met een cluster van secretaresses, wat betekent dat je bij drukte, uitval of om andere redenen gevraagd kan worden om werkzaamheden op te pakken voor andere adviesgroepen. Dit vraagt om aanpassingsvermogen, creativiteit, teamspirit en collegialiteit!

Functie-eisen

  • Als ideale kandidaat voor de functie:
  • Heb je een gerichte opleiding op minimaal MBO+ niveau afgerond en enkele jaren ervaring in een vergelijkbare rol;
  • Heb je een voorsprong als je de ins en outs van AFAS kent;
  • Houd je jezelf up-to-date van (digitale) ontwikkelingen binnen het vakgebied en de organisatie;
  • Beheers je de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift, waarbij de beheersing van de Engelse taal een pré is;
  • Beschik je over een hoge mate van accuratesse en ordelijkheid, zodat je systematisch te werk kunt gaan, met het stellen van de juiste prioriteiten;
  • Ben je proactief en ondernemend;
  • Heb je een luisterend oor en handel je met tact in de veelvuldige omgang met verschillende gesprekspartners op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie.

Kenmerkend voor werken bij onze klant is een hoge mate van professionele autonomie, flexibele werktijden en een informele cultuur. Het betreft:

  • Een functie voor 0.8-1 FTE
  • Een laptop, telefoon en reiskostenvergoeding;
  • 27 vakantiedagen (met mogelijkheid tot bijkopen) en pensioenopbouw;
  • Een functie met veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid;
  • Een dynamisch bedrijf met veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen!

Let op: we zoeken voor deze vacature iemand die sowieso op de woensdagen en vrijdagen beschikbaar is! Er zijn nog 2 vacatures op andere afdelingen voor 32-40 uur per week.


Inlichtingen

Esther Brummel +31 (0)638044221
Aanwezig: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdagochtend.

Sollicitatie

Esther Brummel +31 (0)23 3032960