Document Administrator
- Other
- Den Haag
Elisabeth Honig
Sr. Recruitment Consultant
Deel deze vacature
De Document Controller is verantwoordelijk voor het beheren, controleren en organiseren van documentatie binnen een organisatie. Dit omvat zowel fysieke als digitale documenten, met een focus op nauwkeurigheid, toegankelijkheid en veiligheid. De Document Controller zorgt ervoor dat alle documentatie up-to-date en accuraat is en voldoet aan de geldende normen en procedures.
Bedrijfs informatie
Onze opdrachtgever is actief in een technische projectomgeving waar zorgvuldig documentbeheer essentieel is. De Document Control afdeling ondersteunt projecten door te zorgen voor betrouwbare, actuele en toegankelijke documentatie in samenwerking met interne en externe stakeholders.
Vacature informatie
Documentbeheer
- Documenten ontvangen, registreren en archiveren.
- Zorgen voor efficiënte en georganiseerde opslag van documenten (zowel fysiek als digitaal).
- Systemen en procedures voor documentbeheer implementeren en onderhouden.
- Documentversies beheren en ervoor zorgen dat de meest recente versies beschikbaar zijn.
Kwaliteitscontrole
- Documenten controleren op nauwkeurigheid en volledigheid.
- Controleren of documenten voldoen aan bedrijfs- en projectnormen en voorschriften.
- Regelmatige audits van documentatie en documentbeheersystemen uitvoeren.
Toegankelijkheid en distributie
- Zorg voor een juiste en tijdige distributie van documenten naar relevante partijen.
- Toegangsrechten tot documenten beheren en waar nodig vertrouwelijkheid waarborgen.
- Assisteren bij de voorbereiding en distributie van projectdocumentatie.
Ondersteuning en training
- Medewerkers helpen bij het gebruik van documentbeheersystemen.
- Medewerkers trainen in procedures en praktijken voor documentbeheer.
- Dienen als aanspreekpunt voor vragen en problemen met betrekking tot documentatie.
Verbetering en optimalisatie
- Mogelijkheden identificeren voor het verbeteren van documentbeheerprocessen.
- Best practices en technologische oplossingen implementeren om de efficiëntie te verhogen.
- Samenwerken met andere afdelingen om systemen en procedures voor documentbeheer te optimaliseren.
Wat heb je nodig
- Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
- Sterke aandacht voor detail en nauwkeurigheid.
- Bekendheid met documentbeheersystemen en software zoals Microsoft Office.
- Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Bij voorkeur in Nederlands. Engels goed in woord en geschrift
- Probleemoplossend vermogen en een proactieve werkhouding.
- Is overtuigend, analytisch en besluitvaardig
- Kan processen doorzien en vanuit een projectmatige aanpak benaderen
- Is oplossingsgericht en denkt in kansen en mogelijkheden
- Werkweek van 32-40 uur. Gedeeltelijk thuiswerken mogelijk in overleg
- Solliciteer
- Solliciteer met LinkedIn
- Ik heb een vraag